Mahnwesen Freelancer

Wie sieht ein optimales Mahnwesen für Freelancer aus?

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Als Freelancer kommst du nur selten in den Genuss, in Rechnung gestellte Honorare für einen Job ziemlich direkt aufs Konto überwiesen zu bekommen. Eher das Gegenteil ist der Fall und so musst du schon mal bis Mitte des Monats warten. Was aber passiert, wenn du selbst da noch keinen Zahlungseingang verzeichnen konntest? Wie sieht ein optimales Mahnwesen nach dem Job aus?

 

Kunden Freiraum geben

In der Regel hinterlässt du als Freelancer eine Zahlungsfrist auf deiner Rechnung. So etwas wie „Bitte überweisen Sie den fälligen Rechnungsbetrag innerhalb von X Tagen“ oder am besten noch „bis zum Datum Y“. So hast du einen festen Tag, zu dem du den Zahlungseingang spätestens erwartest und der Kunde weiß, bis wann er spätestens bezahlen muss. Wird diese Frist nun überschritten, ob aus Absicht oder Versehen, solltest du nicht sofort die Zahlung einfordern, indem du eine Mahnung schreibst, sondern solltest dem Kunden Freiraum geben. Ein buchhalterisch zu aggressives Vorgehen kann den Kunden schnell vergraulen, gerade wenn du ihn erst als Neukunden beispielsweise über Freelancer-Projekt-Portale wie Freelance Junior gewonnen hast und ihr euch noch nicht allzu gut gegenseitig kennt. Warte zunächst zwei bis drei weitere Tage und schreibe dann eine erste Zahlungserinnerung mit neuer Zahlungsfrist.

 

Mahnwesen Freelancer

Wichtig: Um deine Kundenbeziehungen zu schonen, solltest du deinen Auftraggebern ausreichend Zeit zum Begleichen der Rechnung gewähren.

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Telefonat vor Mahnungen

Wird diese Frist ebenfalls nicht eingehalten, ist das äußerst ärgerlich, weil du schließlich immer noch auf dein Geld wartest. Gerade bei großen Summen könnte man jetzt die Fassung verlieren. Beruhige dich aber lieber und rufe deinen Kunden an, um die Sache einmal persönlich und in Ruhe abzusprechen. Sprich ihn auf die Rechnung an und dass du dafür noch keinen Zahlungseingang verzeichnen konntest. Er wird sicher eine Erklärung haben. Manchmal ist der Kunde auch einfach im Urlaub und kann keine Zahlung anweisen. Sprich mit dem Kunden ab, bis wann du eine Zahlung erwartest und frage, ob das alles klargeht. Dann wartest du wieder.

 

Mahnung erst in der dritten Instanz

Erst, wenn der Kunde auch diese Frist nicht eingehalten hat, solltest du die erste Mahnung erstellen. Erfahrungsgemäß sollten zwischen der ersten Zahlungserinnerung und dieser ersten Mahnung etwa 15 Tage liegen. Das veranschaulicht auch die nachfolgende beispielhafte Zeitrechnung:

  • Rechnungsstellung am 1sten des Monats
  • Zahlungsfrist zunächst bis zum 10ten des Monats
  • Zahlung intern bis zum 13ten des Monats abwarten
  • Zahlungserinnerung schreiben und Zahlungsfrist bis zum 22ten des Monats
  • Kundenanruf am 23ten des Monats, wenn immer noch keine Zahlung
  • Zahlung bis spätestens zum 28ten des Monats vereinbaren
  • Erste Mahnung am 29ten August
  • Zweite Mahnung (wenn nötig) am 10ten des Folgemonats

Natürlich liegt da ein ganzer Monat zwischen der Rechnungsstellung und der ersten Mahnung, die dann hoffentlich zur gewünschten Zahlung des Rechnungsbetrages führt. Doch mit diesem zeitlich recht gestreckten Verfahren sorgst du dafür, dass die bis dato gute Kundenbeziehung nicht unnötig beeinträchtigt oder gefährdet wird. Als Freelancer kannst du selbstverständlich jeden Job gut gebrauchen. Wenn du aber trotzdem nicht so lang warten möchtest, kannst du die einzelnen Zahlungsfristen auch verkürzen; letztendlich kommt es nur darauf an, nicht sofort mit der Mahnung und etwaigen Mahngebühren nach dem Job durch die Tür zu fallen. Kommt es öfter vor, dass sich die Zahlung eines bestimmten Kunden verzögert, sprich mit ihm offen darüber und finde mit ihm gemeinsam eine optimale Lösung.

 


 

Über den Autor: Eike Kewitz
Eike Kewitz arbeitet als Texter und Redakteur (Freelancer) in Hamburg. Mit seinem Unternehmen www.elbcontent.de hat er sich insbesondere auf die Themengebiete Finanzen und Existenzgründung spezialisiert und betreut hier diverse qualitative Kunden.