Mahnung formulieren

Wie formuliere ich eine Mahnung korrekt?

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Damit eine Mahnung wirkungsvoll ist, sollte sie anhand der Formulierungen auch wirklich ohne Doppeldeutigkeiten als Mahnung erkennbar sein. Es gibt zwar grundsätzlich keine gesetzlichen Vorgaben, nach denen du eine Mahnung formulieren musst. Aber damit sie zweckdienlich ist und wie erhofft einen schnellen Geldfluss in Gang setzt, sind ein paar Grundregeln bei der Formulierung sinnvoll.

Unsere kostenlose Mahnung Vorlage verwendet übrigens bereits die empfohlenen Floskeln und Formulierungen.

 

Der Betreff sollte aussagekräftig sein

Das Grundprinzip „transparent als Mahnung erkennbar machen“ kannst du in der Betreffzeile der Mahnung einhalten. „Keep it short and simple“ – am besten, du nennst die Mahnung in der Betreffzeile schlicht und einfach „Mahnung“. Wenn du dich entscheidest, ggf. ein mehrstufiges Mahnverfahren zu nutzen – vorausgesetzt, der säumige Kunde zahlt nicht direkt im Anschluss an den Empfang der Mahnung –, kannst du in der Betreffzeile von „Erster Mahnung“, „Zweiter Mahnung“ oder „Dritter Mahnung“ sprechen. Übrigens macht es beim zivilrechtlichen Mahnverfahren keinen Unterschied, ob du das strengere Wort „Mahnung“ oder den serviceorientierter wirkenden Begriff „Zahlungserinnerung“ verwendest (Siehe hierzu unseren Artikel “Was ist der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung?“). Ob die Entscheidung für eines der beiden Wörter einen Unterschied beim Empfänger macht, kommt ganz auf deinen Kunden an – manche nehmen „Mahnung“ möglicherweise ernster.

Mahnung formulieren

Die richtigen Worte machen Eindruck. Die falschen vergraulen Kunden.

 

Der Brieftext – strenger von Mahnstufe zu Mahnstufe

Neben den sinnvollen formalen Angaben auf deiner Mahnung wie:

steht es dir völlig frei, wie du den restlichen Brieftext verfassen möchtest. Es bietet sich auf jeden Fall an, von Mahnung zu Mahnung entschlossener im Ton zu werden.

Wenn du in der ersten Zahlungserinnerung beispielsweise noch zurückhaltend formulierst, dass „leider bis heute kein Zahlungseingang festzustellen“ war, solltest du bei weiteren Mahnschreiben deutlich auf Konsequenzen des Nichtzahlens hinweisen: „Bitte beachten Sie, dass bei weiterem Verzug weitere Mahngebühren und weitere Mahnzinsen fällig werden.“
Oder bei einer letzten Mahnung: „Bitte beachten Sie, dass ich bei Verstreichen des genannten Zahlungstermins ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten werde.“

 

Auch wenn es schwerfällt: immer höflich bleiben

Bei notorischen Nichtzahlern mag es schwerfallen, aber es ist absolut notwendig, auch bei Wut über Dickfälligkeit einen kühlen Kopf zu bewahren. Auch bei einem Schreiben, in dem du klarstellst, dass deine Geduld am Ende ist, muss der Ton weiterhin höflich bleiben. Das bist du deinem Business, deiner Professionalität und deinem Auftreten schuldig. Wenn hartnäckige Schuldner weiterhin nicht zahlen, kümmern sich künftig eben Anwalt, Inkassobüro oder Amtsgericht nach deiner letzten Zahlungsaufforderung um ihn – und du widmest dich wieder angenehmeren Dingen!