Rechnung

Was ist eine Rechnung?

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Eine Rechnung ist die schriftliche Forderung über eine Geldsumme für eine Ware oder eine Dienstleistung. Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen aller Größen sind berechtigt, Rechnungen auszustellen. Damit eine Rechnung gültig ist, muss sie einigen formalen Kriterien entsprechen. Außerdem macht es einen Unterschied, ob eine Rechnung an ein anderen Unternehmen oder an eine Privatperson ausgestellt wird.

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Formale Kriterien einer Rechnung

Einige Angaben müssen zwingend auf einer Rechnung stehen, damit sie gültig ist und den Vorgaben des Finanzamtes geügt, Das ist nicht nur wichtig, damit du dein Geld erhältst, sondern auch damit der Empfänger sie ggf. nutzen kann, um die Zahlung an dich bei der eigenen Steuererklärung geltend zu machen.

Die Pflichtangaben sind:

  • Name des rechnungsschreibenden Unternehmens (oder der rechnungsschreibenden Privatperson), ebenso die Anschrift
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder, falls nicht vorhanden (z.B. Privatpersonen haben keine Umsatzsteuer-ID, Kleinunternehmer ebenfalls nicht), die persönliche Steuernummer
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung
  • ggf. Umsatzsteuersatz (bei Posten mit unterschiedlichen Steuersätzen: transparent aufgeschlüsselt, welcher Rechnungsposten welchem Steuersatz unterliegt), aber nur, wenn eine Umsatzsteuerpflicht vorliegt
  • Rechnungssumme und ggf. Umsatzsteuer
  • Ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung (z.B. beim Reverse-Charge-Verfahren im Falle von Rechnungen ins EU-Ausland oder bei Kleinunternehmer-Rechnungen)

 
Rechnung

Vor dem Mahnung schreiben: Rechnung schreiben. Zum Beispiel mit mit rechnung-erstellen.de

 

Rechnungen an Unternehmen und Rechnungen an Privatpersonen

Bei Rechnungen an Unternehmen steht immer die Netto-Rechnungssumme im Fokus. Wenn Umsatzsteuer dazu kommt, wird der Umsatzsteuerbetrag dazugerechnet. Bei Rechnungen an Privatpersonen steht die Bruttosumme im Mittelpunkt. Enthaltende Umsatzsteuer wird herausgerechnet und extra benannt. Den Unterschied kennst du vielleicht auch von Preisen in Supermärkten und im Großhandel: Der Supermarkt richtet sich an Privatpersonen, deshalb steht auf der Ware immer der Endpreis. In Großmärkten sehen dieselben Waren auf den ersten Blick oft günstiger aus, weil dort der Nettopreis ins Auge springt, der Bruttopreis (Preis mit Mehrwertsteuer) wird zusätzlich genannt.

Wenn eine Rechnung von der Umsatzsteuer befreit ist (weil sie beispielsweise von einer Privatperson oder von einem Kleinunternehmen geschrieben wird), spielt der Unterschied keine Rolle.

 

Mit Billomat alle Pflichtangaben für Rechnungen erfüllen

Eine Rechnungssoftware wie Billomat macht es dir sehr einfach, dich an alle Vorgaben für Rechnungen zu halten. Die Software fordert dich automatisch auf, relevante Angaben zu machen, sodass du nicht jede Regelung im Gedächtnis behalten musst. Außerdem fügt sie Angaben wie fortlaufende Rechnungsnummern und das Rechnungsdatum automatisch ein. So schreibst du Rechnungen nicht nur rechtssicher, sondern sparst auch eine Menge Zeit und hältst deinen Kopf für andere Dinge frei.