Gutschrift

Was ist eine Gutschrift?

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Eine Gutschrift ist so etwas wie eine umgekehrte Rechnung: Darauf wird keine Forderung vom Sender an den Empfänger vermerkt, wie es bei der Rechnung der Fall ist. Stattdessen steht auf der Gutschrift, dass vom Sender an den Empfänger eine Zahlung ausgeht.

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Zweck der Gutschrift

Nicht nur auf den ersten Blick ähnelt eine Gutschrift stark der Rechnung, sondern auch auf den zweiten: Die Pflichtangaben für Rechnungen und Gutschriften sind nämlich exakt dieselben. Entsprechend dienen beide Dokumentenarten auch denselben Zwecken: Sie dokumentieren zum einen einen Geldtransfer von einer Person oder einem Unternehmen zu einer anderen Person oder einem anderen Unternehmen. Zum anderen dienen Gutschriften zum Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuererklärung.

Wozu Gutschriften seit einigen Jahren nicht mehr dienen: Früher waren Gutschriften eine Methode, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren. Der Gesetzgeber verlangt heutzutage aber Storno-Rechungen zur Rechnungskorrektur und akzeptiert Gutschriften dafür nicht mehr.

Gutschrift

Gutschriften statt Rechnungen – Insbesondere bei Verlagen sehr beliebt.

 

Wer schreibt Rechnungen, wer schreibt Gutschriften?

Beim Austausch von Waren oder Dienstleistungen ist die Rechnung sozusagen der Normalfall, die Gutschrift ist die Sonderregelung. In einigen Branchen ist es üblich, dass die Abrechnung auf Seite des Zahlenden geschieht – viele Verlage stellen zum Beispiel für ihre freien Mitarbeiter wie Journalisten und Autoren Gutschriften aus. Auch bei Provisionszahlungen ist es üblich, dass Gutschriften statt Rechnungen versendet werden. Es ist aber immer eine individuelle Entscheidung und eine Frage von Abmachungen, wer die Abrechnung übernimmt. Gesetzliche Vorgaben gibt es dazu nicht.

 

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Für Rechnungen und Gutschriften eine Rechnungssoftware wie Billomat zu nutzen, hat viele Vorteile: Die Abläufe gehen viel schneller, wenn sie dank einer Software automatisiert werden. An Pflichtangaben auf Rechnungen und Gutschriften erinnert die Software dich, du musst nicht selbst alle Regelungen im Kopf behalten. Fortlaufende Angaben wie die Rechnungsnummer werden automatisch eingesetzt, alle Daten zu Kunden, Rechnungs- und Guthabensummen werden für dich gespeichert, sodass du stets einen Überblick hast. Und wenn ein Zahlungsziel mal überschritten wird, erinnert Billomat dich sofort daran und hilft dir auch beim schnellen Mahnen.