Wann Mahnung schreiben

Wann darf ich eine Mahnung schreiben?

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Der Rechnungsempfänger ist im Verzug, sobald er eine Zahlungsfrist nicht einhält. In Deutschland gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Wenn du eine individuelle Zahlungsfrist vereinbaren willst, musst du sie vor der Rechnungsstellung transparent kommunizieren: Du kannst eine kürzere Zahlungsfrist zum Beispiel in deinen AGB nennen oder mit einem Kunden vertraglich regeln. Wenn vor der Rechnungsstellung kein abweichender Zeitraum vereinbart wurde, gelten die gesetzlichen 30 Tage. Bei Rechnungen an Geschäftskunden muss kein Zeitraum genannt sein, damit die gesetzliche Regelung greift. Bei Rechnungen an Privatpersonen solltest du die Zahlungsfrist allerdings auf der Rechnung erwähnen.

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Zahlungsfrist erst auf der Rechnung nennen?

Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung ist zu spät, um ein individuelles Zahlungsziel zu vereinbaren. Wenn vorher nicht durch einen Vertrag oder durch AGB, die dem Kunden nachweislich zur Verfügung gestellt wurden, ein anderer Zeitraum vorgegeben wurde, darf der Rechnungsempfänger einen Hinweis wie beispielsweise:

  •  „Zahlbar sofort“
  • „Zahlbar innerhalb von 14 tagen“

einfach ignorieren. Hat er aber zum Zeitpunkt der Auftragserteilung deiner Zahlungsfrist zugestimmt, muss er sich auch an sie halten.

Wann Mahnung schreiben

Nach der Rechnungsstellung solltest du die Zeit gut im Blick haben um rechtzeitig mit dem Mahnen zu beginnen

 

Zeitpunkt für die erste Mahnung

Du hast das Recht, sofort zu mahnen, sobald dein Kunde in Verzug ist, also schon ab dem ersten Tag nach Verstreichen der Zahlungsfrist. Manche Unternehmen entscheiden sich trotzdem dafür, dem säumigen Kunden noch einige weitere Tage Aufschub zu gewähren. Das kann sinnvoll sein, wenn man eine gute und enge Geschäftsbeziehung hat und weiß, dass es verständliche Gründe für eine verspätete Zahlung gibt: zum Beispiel, weil es gerade einen Personalengpass oder eine Umstrukturierung im Unternehmen des Kunden gibt. Wer dem Kunden vertraut, dass er sicher zahlen wird, mahnt vielleicht nicht sofort.

Grundsätzlich gilt aber, dass es keinen Grund gibt, sich für das Schreiben einer Mahnung zu schämen – das ist ein normaler Geschäftsvorgang, der die Liquidität deines Unternehmens sicherstellt. Außenstände zu lange zu tolerieren, kann gefährlich sein, wenn du dadurch selbst in finanzielle Engpässe gerätst und deine Liquidität darunter leidet.