Mahnung per E-Mail zulässig

Ist eine Mahnung per E-Mail zulässig?

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Bei der Frage, ob beim Versand von Mahnungen eine bestimmte Versandart vorgeschrieben ist, ist zunächst Folgendes zu bedenken: Es gibt beim Thema Mahnung sowieso nur einen Fall, in dem die Mahnung notwendig ist, damit der Schuldner in Verzug gerät. Denn in den meisten Fällen hat er sich automatisch selbst in Verzug gebracht, indem er eine Zahlungsfrist nicht eingehalten hat. Dieser eine Ausnahmefall, wo eine Mahnung tatsächlich notwendig ist, kann bei Privatkunden eintreten, die auf der Rechnung nicht ausdrücklich auf die Zahlungsfrist / das Zahlungsziel hingewiesen worden sind.

Geschäftskunden geraten auch ohne Hinweis nach gesetzlichen Vorgaben in Verzug.
Privatkunden, die den Hinweis erhalten haben, müssen auch nicht angemahnt werden, damit du zu deinem Geld kommst. Warum aber sind diese Überlegungen für die Frage nach dem Mahnungsversand wichtig?

Wenn du unsere kostenlose Mahnung Vorlage nutzt, erhältst du eine Mahnung als PDF, die du dann an deinen Kunden versenden kannst. Egal ob digital per E-Mail, oder offline per Post.

 

Beim zivilrechtlichen Mahnverfahren bestimmst die Spielregeln (meistens) du

Die vorangegangenen Überlegungen sind wichtig, um zu verstehen, warum es beim Mahnverfahren so wenige Formalitäten zu beachten gibt: Mahnungen wirken zwar nicht erfreulich auf ihre Empfänger, aber in Wirklichkeit sind sie purer Service von dir. Du dürftest einen Rechnungsempfänger, der in Verzug geraten ist, theoretisch unverzüglich über das Amtsgericht mit einem gerichtlichen Mahnverfahren konfrontieren. (Siehe hierzu unseren Artikel “Wie leite ich ein gerichtliches Mahnverfahren ein?“) Dass du das aber nicht schon an Tag 1 nach der Zahlungsfrist tust, liegt wahrscheinlich daran, dass du vergessliche Kunden nicht vergraulen willst.

In allen Fällen, in denen Kunden im Zahlungsverzug sind, gibt es für dich keine formalen Vorgaben, wie du an die ausstehende Zahlung erinnern sollst. Die Erinnerung ist nämlich reine Kulanz von dir, um Gerichtskosten (oder Anwalts- bzw. Inkassokosten zu sparen). Natürlich kannst du das genauso mit einer E-Mail tun wie mit einem Einschreiben oder einem Standardbrief.

Mahnung per E-Mail zulässig

Es muss nicht immer die Post sein. Mahnungen können auch per Mail verschickt werden

 

Die Ausnahme: Privatkunden mit der Mahnung in Verzug bringen

Falls du versäumt hast, auf der Rechnung an einen Privatkunden die Zahlungsfrist zu nennen, musst du allerdings eine Mahnung schreiben. Das ist erst nach 30 Tagen zulässig, dann solltest du sie aber auch wirklich schicken und dafür sorgen, dass sie bei deinem Kunden ankommt. Sollte der Empfänger deiner Mahnung behaupten, er habe keine E-Mail erhalten, ist der Nachweis über das Gegenteil schwierig. Vielleicht landet deine E-Mail ja auch tatsächlich in einem Spam-Ordner? Es ist zwar zulässig, eine Mahnung per E-Mail zu senden, aber der Postweg mag doch zuverlässiger sein. Eine zweite oder sogar dritte Mahnung versendest du dann sinnvollerweise am besten sogar per Einschreiben mit Rückschein – dann hast du deiner Pflicht definitiv nachweislich Genüge getan.

 
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